การจัดงานอีเว้นท์ในแต่ละครั้ง ไม่มีใครที่ไม่อยากให้งานจัดออกมาแล้วไม่ดี ให้เป็นตรงตามวัตถุที่เราวางไว้ หรือเป้าหมายที่เรากำหนดเอาไว้ ซึ่งการที่ให้งานอีเว้นท์ออกมาให้ดีนั้น ต้องอาศัยหลายปัจจัยๆ เช่นการวางแผนให้ลดกุม ตลอดจนการวางแนวทางการแก้ไขปัญหาภายในงานที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่คลาดคิดให้ทันเวลา เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปด้วยดีจนจบงาน ดังนั้นการเตรียมความพร้อมการงานอีเว้นจะเริ่มขึ้นเป็นสิ่งสำคัญ
ในครั้งนี้ เรา AGEN จะขอแนะนำ 8 ข้อการเตรียมความพร้อมก่อนการเริ่มงาน เพื่อเป็นแนวทางในการจัดอีเว้นให้ออกมาดี ตลอดจนสร้างความประทับให้กับผู้เข้ามาร่วมงาน
1. การกำหนดธีมงานให้สอดคล้องกับ Product ที่เราจะโปรโมท
การที่เราจะคิดทำอะไรสักอย่าง ต้องมีการวางแผน โดยเฉพาะการจัดอีเว้นท์ ต้องมีการวางแผนในหลายด้าน โดยเฉพาะรูปแบบของงาน ซึ่งต้องให้สอดคล้องกับ Product ที่เราจะนำเสนอ ต้องวางแผนทั้งงาน ให้มีความเกี่ยวข้องกับสินค้า เพื่อเป็นการดึงดูดความสนใจของผู้ที่จะเข้ามาร่วมงาน ต้องมีกิจกรรมหลากหลายเพื่อทำให้เกิดความน่าสนใจ อยากเข้ามาร่วมงาน เพราะถ้าเกิดเราจัดงานไม่สอดคล้องกับสินค้าของเรา อาจทำให้เกิดความสับสนกับผู้เข้าร่วมงานได้ จนอาจทำให้สินค้าของเราไม่เกิดความน่าใจ ก่อให้เกิดผลเสียทั้งทางตรง และทางอ้อมได้ ดังนั้นการทำให้งานมีความสอดคล้องกับสินค้าจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่ง
2. การตั้งชื่องานโดยนำชื่อสินค้าเข้ามาอยู่ในชื่อของงานด้วย
หลายคนอาจสงสัยว่ามันจำเป็นหรือไม่ ที่ต้องเอาชื่อสินค้ามาตั้งในชื่องานด้วย บอกได้ตรงนี้ มีความจำเป็นมาก เพราะเป็นการหลีกเลี่ยงทำให้เกิดความสับสนต่อผู้เข้ามาร่วมงาน เป็นการสื่อสารกับผู้เข้ามาร่วมงานหรือกลุ่มเป้าหมายได้อย่างชัดเจน ว่าได้เข้ามาร่วมงานตรง ว่ากำลังจะเข้ามาร่วมงานอะไร
3. การกำหนดวัน เวลา และสถานที่จัดงาน
การกำหนดสถานที่ และวันเวลา ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่มีความสำคัญ ต้องเลือกสถานที่เหมาะสมในการจัดงาน ทั้งในเรื่องให้สอดคล้องกับการแสดงสินค้า ตลอดจนการเดินทางของผู้เข้าร่วมงาน ที่จะเดินทางมาให้ทันการเริ่มงาน เพราะการเลือกสถานที่ที่เหมาะสมเป็นการประกาศความยิ่งใหญ่ของงาน และตัวสินค้า และควรเลือกวันเวลาที่เหมาะสมสอดคล้องกับสถาที่ที่มาด้วย
4. โลโก้สินค้า หรือแบนด์สินค้า ควรที่จะประดับไว้ทั่วงาน
การแสดงโลโก้ของสินค้าทั่วงาน เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้เรื่องอื่น ๆ เพื่อเป็นการทำให้เป็นภาพจำสำหรับผู้มาร่วมงาน เพราะนอกเหนือจากการที่ทำกิจกรรมโปรโมท ยังสามารถอาจนำเสนอสินค้าในเครือไปได้ด้วย เป็นการทำให้ผู้มาเข้าร่วมงานรู้ว่าเป็นงานของบริษัทอะไร แบรนด์อะไร
5. การมีตัวการตูนประจำงาน หรือมาสคอตประจำงาน
การที่งานมีตัวมาสคอต ก็เป็นการเพิ่มสีสัน และอาจทำให้เป็นคาแลคเตอร์ของแบรนด์ สร้างภาพจำให้กับผู้มาร่วมงาน หากเห็นมาสคอตตัวนี้ก็รู้ได้ทันทีว่ามาจากแบรนด์อะไร
6. การประชาสัมพันธ์ให้คนมาร่วมงาน
งานอีเว้นท์จะขาดเป็นไม่คือผู้มาร่วมงาน ดังนั้น เราต้องมีการทำการประชาสัมพันธ์ให้แก่ผู้มาเข้าร่วมงาน ไม่เพียงแต่ได้ผู้ร่วมงาน แต่อาจได้กลุ่มเป้าหมายเพื่อเราได้ประชาสัมพันธ์ในครั้งต่อไปได้ด้วย
7. การเชิญแขกกิตติมาศักดิ์มาร่วมงาน
การเชิญแขกกิตติ ก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัย ที่ทำให้งานดูมีความน่าเชื่อถือ และมีระดับ และอาจได้ติดต่อ และต่อยอดทางธุรกิจได้งาน
8. การเชิญสื่อมวลชน
งานอีเว้นท์อีกอย่างที่ควรมี ควรเชิญชวนสื่อมวลชนมาทำข่าว ทำให้สินค้าของเราเป็นที่รู้จักได้อย่างกว้างขวาง
ทั้ง 8 ข้อที่กล่าวมา เป็นสิ่งที่มีความจำเป็นต่อการจัดงานอีเว้นท์ เป็นอย่างไรบ้างครับ อาจได้ประโยชน์ไม่มากก็น้อย แต่สิ่งที่เรามาแชร์นี้ ท่านสามารถนำไปปรับใช้ได้ตามแต่ที่ท่านจะเห็นสมควร ในครั้งหน้าเราจะมีความรู้ใหม่ๆ มาแชร์ให้กับท่านเรื่อยๆจ้า