การจัดงานอีเว้นท์ในแต่ละครั้ง ไม่มีใครที่ไม่อยากให้งานจัดออกมาแล้วไม่ดี ให้เป็นตรงตามวัตถุที่เราวางไว้ หรือเป้าหมายที่เรากำหนดเอาไว้ ซึ่งการที่ให้งานอีเว้นท์ออกมาให้ดีนั้น ต้องอาศัยหลายปัจจัยๆ เช่นการวางแผนให้ลดกุม ตลอดจนการวางแนวทางการแก้ไขปัญหาภายในงานที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่คลาดคิดให้ทันเวลา เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปด้วยดีจนจบงาน ดังนั้นการเตรียมความพร้อมการงานอีเว้นจะเริ่มขึ้นเป็นสิ่งสำคัญ
ในครั้งนี้ เรา AGEN จะขอแนะนำ 8 ข้อการเตรียมความพร้อมก่อนการเริ่มงาน เพื่อเป็นแนวทางในการจัดอีเว้นให้ออกมาดี ตลอดจนสร้างความประทับให้กับผู้เข้ามาร่วมงาน
1. การกำหนดธีมงานให้สอดคล้องกับ Product ที่เราจะโปรโมท
การที่เราจะคิดทำอะไรสักอย่าง ต้องมีการวางแผน โดยเฉพาะการจัดอีเว้นท์ ต้องมีการวางแผนในหลายด้าน โดยเฉพาะรูปแบบของงาน ซึ่งต้องให้สอดคล้องกับ Product ที่เราจะนำเสนอ ต้องวางแผนทั้งงาน ให้มีความเกี่ยวข้องกับสินค้า เพื่อเป็นการดึงดูดความสนใจของผู้ที่จะเข้ามาร่วมงาน ต้องมีกิจกรรมหลากหลายเพื่อทำให้เกิดความน่าสนใจ อยากเข้ามาร่วมงาน เพราะถ้าเกิดเราจัดงานไม่สอดคล้องกับสินค้าของเรา อาจทำให้เกิดความสับสนกับผู้เข้าร่วมงานได้ จนอาจทำให้สินค้าของเราไม่เกิดความน่าใจ ก่อให้เกิดผลเสียทั้งทางตรง และทางอ้อมได้ ดังนั้นการทำให้งานมีความสอดคล้องกับสินค้าจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่ง
2. การตั้งชื่องานโดยนำชื่อสินค้าเข้ามาอยู่ในชื่อของงานด้วย
หลายคนอาจสงสัยว่ามันจำเป็นหรือไม่ ที่ต้องเอาชื่อสินค้ามาตั้งในชื่องานด้วย บอกได้ตรงนี้ มีความจำเป็นมาก เพราะเป็นการหลีกเลี่ยงทำให้เกิดความสับสนต่อผู้เข้ามาร่วมงาน เป็นการสื่อสารกับผู้เข้ามาร่วมงานหรือกลุ่มเป้าหมายได้อย่างชัดเจน ว่าได้เข้ามาร่วมงานตรง ว่ากำลังจะเข้ามาร่วมงานอะไร
3. การกำหนดวัน เวลา และสถานที่จัดงาน
การกำหนดสถานที่ และวันเวลา ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่มีความสำคัญ ต้องเลือกสถานที่เหมาะสมในการจัดงาน ทั้งในเรื่องให้สอดคล้องกับการแสดงสินค้า ตลอดจนการเดินทางของผู้เข้าร่วมงาน ที่จะเดินทางมาให้ทันการเริ่มงาน เพราะการเลือกสถานที่ที่เหมาะสมเป็นการประกาศความยิ่งใหญ่ของงาน และตัวสินค้า และควรเลือกวันเวลาที่เหมาะสมสอดคล้องกับสถาที่ที่มาด้วย
4. โลโก้สินค้า หรือแบนด์สินค้า ควรที่จะประดับไว้ทั่วงาน
การแสดงโลโก้ของสินค้าทั่วงาน เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้เรื่องอื่น ๆ เพื่อเป็นการทำให้เป็นภาพจำสำหรับผู้มาร่วมงาน เพราะนอกเหนือจากการที่ทำกิจกรรมโปรโมท ยังสามารถอาจนำเสนอสินค้าในเครือไปได้ด้วย เป็นการทำให้ผู้มาเข้าร่วมงานรู้ว่าเป็นงานของบริษัทอะไร แบรนด์อะไร
5. การมีตัวการตูนประจำงาน หรือมาสคอตประจำงาน
การที่งานมีตัวมาสคอต ก็เป็นการเพิ่มสีสัน และอาจทำให้เป็นคาแลคเตอร์ของแบรนด์ สร้างภาพจำให้กับผู้มาร่วมงาน หากเห็นมาสคอตตัวนี้ก็รู้ได้ทันทีว่ามาจากแบรนด์อะไร
6. การประชาสัมพันธ์ให้คนมาร่วมงาน
งานอีเว้นท์จะขาดเป็นไม่คือผู้มาร่วมงาน ดังนั้น เราต้องมีการทำการประชาสัมพันธ์ให้แก่ผู้มาเข้าร่วมงาน ไม่เพียงแต่ได้ผู้ร่วมงาน แต่อาจได้กลุ่มเป้าหมายเพื่อเราได้ประชาสัมพันธ์ในครั้งต่อไปได้ด้วย
7. การเชิญแขกกิตติมาศักดิ์มาร่วมงาน
การเชิญแขกกิตติ ก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัย ที่ทำให้งานดูมีความน่าเชื่อถือ และมีระดับ และอาจได้ติดต่อ และต่อยอดทางธุรกิจได้งาน
8. การเชิญสื่อมวลชน
งานอีเว้นท์อีกอย่างที่ควรมี ควรเชิญชวนสื่อมวลชนมาทำข่าว ทำให้สินค้าของเราเป็นที่รู้จักได้อย่างกว้างขวาง
ทั้ง 8 ข้อที่กล่าวมา เป็นสิ่งที่มีความจำเป็นต่อการจัดงานอีเว้นท์ เป็นอย่างไรบ้างครับ อาจได้ประโยชน์ไม่มากก็น้อย แต่สิ่งที่เรามาแชร์นี้ ท่านสามารถนำไปปรับใช้ได้ตามแต่ที่ท่านจะเห็นสมควร ในครั้งหน้าเราจะมีความรู้ใหม่ๆ มาแชร์ให้กับท่านเรื่อยๆจ้า

The post 8 การเตรียมพร้อมงานอีเว้นท์ก่อนการเริ่ม first appeared on A GEN EVENT AGENCY.

กลยุทธิ์ในการตลาดไม่ว่าจะเป็นยุคสมัยไหน ก็จัดอีเว้นท์ก็ยังเป็นการตลาดที่ฮิตกันเสมอมา ไม่ว่าใคร ๆ ก็เลือกวิธีนี้ ในการทำการตลาด เพราะเป็นวิธีที่เห็นผล และลูกค้าได้รู้จักกับสินค้าที่เรานำเสนอได้มากกว่า เพิ่มเปอร์เซ็นต์ในการปิดการขายได้มากขึ้น ได้มากกว่าการทำตลาดทางช่องทางออนไลน์ ตลอดจนความต้องการของลูกค้าได้ด้วย จึงทำให้เกิดอาชีพในการรับจ้างการจัดงาน จัดอีเว้นท์ แต่ในการจัดอีเว้นท์ อาจไม่ใช่เลือกง่ายโดยเฉพาะสำหรับมือใหม่ที่กำลังเริ่มต้นทำธุรกิจนี้ ในครั้งนี้ทางเรา AGEN มีคำแนะนำ สำหรับมือใหม่ที่จะเริ่มรับจ้างในการจัดอีเว้นท์ ว่ามันมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง
1. งบประมาณ ความต้องการของลูกค้า และสำรวจพื้นที่
ลำดับแรกสำหรับผู้ที่เป็นมือใหม่ ก่อนการรับจ้างคือการ ถามความต้องการของผู้ว่าจ้างพร้อมกับการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องงบประมาณ ซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพื่อการวางแผนในการจัดงานที่ถูกต้อง และไม่เกินวงเงินที่ได้กำหนดเอาไว้ และในระหว่างการพูดคุย ก็อยากแนะนำให้พูดคุยไปพร้อมกับการสำรวจพื้นที่ เพื่อร่างกำหนดจุด การออกแบบธีมงาน พร้อมกับการคำนึงถึงเรื่องการอำนวยความสะดวก ความปลอดภัย ให้กับผู้มาเข้าร่วมงานกับเรา เพราะหากเราลืมคำนึงถึงเรื่องนี้ อาจทำให้เกิดความเสียหายได้ โดยเฉพาะการจัดอีเวนท์กลางแจ้ง ที่ไม่มีปลั๊ก หรือการใช้อินเตอร์เน็ต ก็ต้องมีการจัดเตรียมงานที่รัดกุม เพื่องานจะได้ออกมาไม่มีปัญหา หรือปัญหาที่น้อยลงในระดับที่เราแก้ไขได้ และอีกเรื่องที่คนจัดงานไม่ควรลืมคืออย่าลืมศึกษารายละเอียดในสัญญาการเช่าอย่างละเอียด เพื่อจะได้ไม่เกิดปัญหาในภายหลัง
2. การกำหนดผู้มาเข้าร่วมงาน
ปัญหาที่ผ่านมาของคนที่จัดงาน อีกปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง คือผู้เข้าร่วมงาน ซึ่งผู้เข้าร่วมงานมีหลายประเภท อธิเช่น ผู้ร่วมงานกิตติมศักดิ์ สื่อมวลชน และประชาชนผู้เข้ามาร่วมงาน ต้องมีการวางแผนตั้งแต่การทำหนังสือเชิญเป็นทางการเข้ามาร่วมงานกิตติมศักดิ์ และสื่อมวลชน เพื่อเป็นการสร้างสัมพันธ์อันดีทั้งทางด้านธุรกิจ และการประชาสัมพันธ์ และอย่าลืมประชาชนที่เข้ามาร่วมงาน ก็ควรประชาสัมพันธ์ในแบบที่น่าสนใจ เพื่อเป็นการดึงดูดคนเข้ามาร่วมงาน แต่ถ้าหากกำหนดจำนวนคนเข้าร่วมงาน ก็ควรมีประชาสัมพันธ์การลงทะเบียนให้ชัดเจน ซึ่งในปัจจุบันจะนิยมการใช้การลงทะเบียนผ่านทางเว็บไซต์ หรือแอพพลิเคชั่น อีกเรื่องหนึ่งของผู้จัดงานจะลืมไม่ได้ คือการกำหนดจุดที่อยู่ต่าง ๆ ของผู้เข้ามาร่วมงาน ที่มีความเหมาะสมแบ่งเป็นสัดส่วน เพื่อง่ายต่อรับรองและการบริหารจัดการ
3. การออกแบบงาน และการเลือกทีมงานในการดำเนินการจัดงาน
พอเมื่อเราได้ความต้องการ การกำหนดงบประมาณ และการกำหนดผู้เข้างาน จากผู้ว่าจ้างแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการออกแบบงาน ซึ่งก่อนเริ่มงานเราควรที่จะร่างรูปแบบคร่าวในกระดาษเพื่อสร้างแผนผัง และโครงสร้างออกมาก่อน จากนั้น ในกรณีที่มีทีมทำงานอยู่แล้วก็ไปสู่ขั้นตอนการกำหนดวัสดุ อุปกรณ์เพื่อในการจัดทำ หรือถ้าหากไม่มีทีม ก็ใช้การสรรหาบริษัทที่รับทำ เพื่อเป็นทีมให้กับเราอีกที ข้อควรระวัง ควรกำหนดค่าใช้จ่ายในการจ้างให้ละเอียด เพื่อไม่เป็นการที่เราจะไม่ขาดทุนในการจ้างงาน และควรเลือกที่มีความเชี่ยวชาญ และน่าเชื่อถือ เมื่อเรามีทีมทำแล้วก็ทำงานตามแบบที่เรากำหนด
4. การประชาสัมพันธ์งาน
มาถึงขั้นตอนสุดท้านคือการประชาสัมพันธ์งาน เราอาจจะทำการจ้างสื่อมวลชลแล้ว แต่มันอาจจะไม่เพียงพอต่อการประชาสัมพันธ์ ดังนั้น เราความประชาสัมพันธ์ในช่องทางอื่น ๆ ควบคู่ไปด้วย เช่น สื่อออนไลน์ หรือสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ เพื่อขยายวงประชาสัมพันธ์ ให้กว้างมากขึ้น
เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถเป็นผู้จัดงานอย่างมีประสิทธิภาพได้แล้ว อาจจะมีประโยชน์ ไม่ว่าจะมากหรือน้อยก็ขอให้นำความรู้ที่ได้นำมาปรับใช้นะครับ

The post 4 ขั้นตอนจัดงานอีเว้นท์สำหรับมือใหม่ first appeared on A GEN EVENT AGENCY.

การที่เราจะจัดกิจกรรมอีเว้นท์ขึ้นมา ล้วนแล้วต้องคำนึงถึงปัจจัยหลาย ๆ อย่าง ให้อีเว้นที่เราได้จัดการออกมาดี และเป็นที่น่าสนใจ สร้างความประทับใจให้คนที่เข้ามาร่วมงาน โดยเฉพาะหากเป็นงานนำเสนอสินค้า ก็ต้องให้ผู้เข้ามาร่วมงานได้จดจำสินค้าของเราได้ พร้อมกับสร้างความน่าเชื่อถือของสินค้าของเรา มั่นใจว่าลูกค้าต้องกลับมาซื้อสินค้าของเรา ก็ต้องหาปัจจัยเหล่านั้นที่จะทำให้คนรู้สึกสนใจกับสินค้าของเรา จดจำสินค้าของเรา เพราะถ้าหาปัจจัยนั้นไม่เจอ ไม่เพียงแต่ทำให้งานที่เราจัดไม่น่าสนใจ มันอาจส่งผลเสียถึงตัวสินค้าเราด้วย แต่ไม่ต้องกลัวไปในครั้งนี้ทางเรา AGEN มีคำแนะนำเคล็ดไม่ลับ สำหรับท่าน หรือ Agency ที่รับจัดอีเว้นท์ จะต้องคำนึงถึงในจัดงาน 3 ข้อที่จะทำให้งานของท่านมีความน่าสนใจ ดังต่อไปนี้
1. การสำรวจตลาด เพื่อหากลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการ
ก่อนการที่เราจะทำการจัดกิจกรรมอีเว้นท์ สิ่งที่ต้องคำนึงเป็นอันดับแรกคือ การสำรวจตลาดเพื่อหากลุ่มเป้าหมาย เพราะจะทำให้เรารู้ว่าจะจัดอีเว้นท์ในทิศทางไหน รูปแบบของงานเป็นอย่างไร เพราะถ้าเราทำผิดเพี้ยนไปจากกลุ่มเป้าหมาย ก็อาจทำให้งานที่เราจัดไม่เป็นที่น่าสนใจ และมันอาจส่งผลให้การประสานงาน หรืออื่น ๆ เป็นไปอย่างยากลำบาก ส่งผลทำให้การจัดงานไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ที่เราต้องการ แถมยังทำให้เสียค่าใช้จ่ายไปเปล่าประโยชน์ หรือถ้าเป็นผู้ที่เราจัดงานก็อาจทำให้มีปัญหากับผู้ว่าจ้าง เสียความน่าเชื่อถือ ดังนั้น การสำรวจตลาดก่อนการจัดงาน จึงเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญที่สุด
2. การนำเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วมในการจัดงาน
การอำนวยความสำหรับผู้ที่เข้ามาร่วมงาน ลดขั้นตอนในการเข้าร่วมงาน ร่วมกิจกรรมภายในงาน ก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่สำคัญ เพื่อเป็นการสร้างแรงจูงใจให้กับผู้ที่เข้าร่วมงาน อยากเข้ามาร่วมกิจกรรมที่เรามีการจัดภายในงาน ซึ่งปัจจุบันการนำเทคโนโลยี อย่างเช่นการสร้าง Application หรือการสร้าง QR Cord กำลังเป็นที่นิยมสำหรับการจัดอีเว้น อธิเช่น การมี Application เพื่อเข้างานก็เป็นการย่นเวลา ลดขั้นตอนต่าง ๆ ในการลงทะเบียน โดยไม่ต้องมาต่อแถวในการเซนชื่อ ซึ่งรวมไปถึงการอำนวยความสะดวกในการบอกเส้นทาง และสะดวกต่อการตรวจสอบ กรองผู้เข้ามาร่วมงานอีกด้วย หรือการสแกล QR Cord เป็นรับข้อมูลรายละเอียดวัตถุประสงค์งาน หรือสแกลเพื่อเข้าร่วมกิจกรรมให้กับผู้เข้าร่วมผ่านทาง Smart Phone ก็เป็นการลดเวลา ลดต้นทุน ลดการใช้ทรัพยากร ลดขยะ ได้อีกทาง ตลอดจนทำให้ผู้เข้าร่วมงานมีความอยากที่เข้าร่วมกิจกรรมมากขึ้นอีกด้วย
3. การมีกิจกรรมหลากหลายภายในงาน
สำหรับข้อนี้ เป็นการเสริมสำหรับ 2 ข้อแรกที่กล่าวมาข้างต้น ซึ่งหลายๆ ผู้จัดงานได้นำวิธีนี้ไปใช้ก็ได้ผลตอบรับดีมาก โดยการสร้างเนื้อหาที่น่าใจ หลาย ๆ อย่างเข้ามา เพื่อสร้างความอยากรู้ให้กับผู้เข้ามาร่วมงาน ไม่ให้งานนั้นเกิดความน่าเบื่อ จำเจ เช่น งาน Motor Show ก็จำนวัตกรรมใหม่ขอรถมาแสดง หรือถ้างานสัมมนา ก็นำเนื้อหา อับเดรตในอนาคตมาแทรกในเนื้อหา เป็นต้น
เป็นอย่างไรบ้าง สำหรับเคล็ดไม่ลับ สำหรับผู้ที่คิดจะจัดงาน เราหวังเป็นอย่างยิ่งสำหรับความรู้ที่มอบให้นำกลับไปใช้ ไม่มากก็น้อย เราพร้อมจะแชร์ความรู้นี้ไปอีกเรื่อย ๆ จ้า

The post 3 เคล็ดไม่ลับจัด Event ให้น่าสนใจ first appeared on A GEN EVENT AGENCY.